Kāzu portāls PRECOS uzrunāja vairāku dažāda koncepta svinību vietu saimniekus, lai noskaidrotu, kā svinību vietas meklējumi izskatās no aizkulisēm jeb svinību vietu saimnieku skatupunkta.

Kāds tas ir – Latvijas topošais jaunais pāris?

Svinību vietu saimnieki, kas nodarbojas ar kāzu pasākumu rīkošanu gadu no gada, kas sastapušies ar simtiem pāru, uzskata, ka Latvijas pārus var dēvēt par ļoti prasīgiem.

Prasīgi un laicīgi plānotāji

Kā stāsta svinību vietu pārstāvji, tie pāri, kas svinību vietu vēlas rezervēt vismaz gadu uz priekšu, ir prasīgāki un reizē arī lielāki cenu aptauju veicēji, kas ir skaidrojams ar to, ka iespējas un piedāvājums ir gana plašs un labākās vietas vēl nav rezervētas. Šie pāri cenšas ievākt ļoti daudz informācijas, prātīgi visu apdomā un analizē.

Savukārt pāri, kas svinību vietu meklē pusgadu vai mazāk pirms kāzām gan cenu politikai, gan citām lietām pieiet racionālāk. Šīs kategorijas pāri raksturojami kā izlēmīgāki un ar stingrākām izvēlēm.

Būtiska iezīme ir tā, ka lielākā daļa no topošajiem jaunajiem pāriem, uzsākot svinību vietas meklējumus, konceptuāli nezina, ko tieši viņi vēlas.

Kritēriji, izvēloties svinību vietu

Ir tādi pāri, kas par savu galveno prasību ir noteikuši, piemēram, svinību vietu pie dabas kādā konkrētā rādiusā Latvijas kartē, sīkāk neizdalot, vai tā būs muiža, viesu nams, pils vai cita tipa vieta. Attiecīgi, tiek apbraukātas un apskatītas teju visas svinību vietas pāra noteiktajā apgabalā.

Otra kategorija pāru ir definējuši vēlamo “lietu”, ko sagaida ieraudzīt svinību vietā. Piemēram, kādu konkrētu koku birztalu vai priežu kokus, kuru tuvumā vēlētos rīkot laulību ceremoniju. Tāpat nereti svinību vieta tiek meklēta pēc tādām “lietām” kā pie dabas, bet ar bruģētu celiņu, lai nemērcētu kājas, vecs un stiprs ozols, vēsturiska vērtība, pat tuvumā esoša stārķu ligzda vai citas līdzīgas lietas. Šie pāri cenšas atlasīt svinību vietas, kurās viņu vēlamā lieta varētu būt meklējama.

Svinību vietu saimnieki ir novērojuši, ka pārus visai spēcīgi ietekmē tas, kādi laikapstākļi ir bijuši pagājušajā vasarā. Nereti no šī izriet arī dažādas vēlmes un prasības. Tomēr uz šādu kritēriju paļauties nevajadzētu. Ja iepriekšējā vasara bijusi karsta un proporcionāli maz lietavām, tas nenozīmē, ka nākamā būs tāda pati. Tāpēc, plānojot laulību ceremoniju, kāzu pieturvietu vai svinības ārā, vajadzētu paredzēt plānu B.

Biežākās vēlmes, prasības un uztraukumi

Kā novērojuši svinību vietu saimnieki, – pēdējos gados pāri kļuvuši piesardzīgāki ar gala izmaksām. Viņi vēlas būt pilnīgi droši, kādas būs pakalpojuma gala izmaksas, izvēloties to vai citu piedāvājumu. Tas skaidrojams ar dažādajiem, ne vienmēr veiksmīgākajiem pieredzes stāstiem.

Galvenā vēlme ir saņemt skaidru un konkrētu piedāvājumu, turklāt būtiska vēlme ir iespēja mainīt pozīcijas, būt elastīgiem, piemērot attiecīgo piedāvājumu savām vajadzībām. Pāriem būtiski ir arī tas, lai personālam un darbiniekiem varētu uzticēties, pārliecība, ka viss notiks tieši tā, kā iepriekš sarunāts. Pāri augstu novērtē profesionālus, mūsdienīgus ieteikumus attiecībā uz kāzu plānošanu, meklē savstarpējo saikni un saprašanos tīri cilvēcīgā līmenī.|


FOTO: Klaids Lielbiksis

Kā uzskata svinību vietu saimnieki, šie lūgumi un vēlmes ir pilnīgi saprotami un uz tiem tiecas jebkura sevi un citus cienoša svinību vieta. Tomēr, par klupšanas akmeni viesību namu īpašnieki uzskata dažnedažādos pāru pieņēmumus, kas reizēm nekādi nesaskan ar reālo situāciju vai viņu vēlamo budžetu.

Tāpēc būtiskākais, uzsākot svinību vietas meklējumus ir sev skaidri definēt:

KURĀ Latvijas vietā vēlamies savu svinību vietu, 
KO mēs sagaidām ieraudzīt svinību vietā un 
KĀDS ir mūsu budžets.

Dodamies svinību vietas apskatē

Ja (kad) ir apjaustas sev iespējami vēlamās svinību vietas, tiek uzsākta komunikācija ar to saimniekiem.

Lielākajā daļā svinību vietu mājaslapu ir meklējama sadaļa Kāzas, kur pāris jau iepriekš var uzzināt pamata informāciju par izmaksām un iespējām.

Kā uzsver teju ikviens svinību vietas pārstāvis, ja pāris jau iepriekš ir veicis kaut nelielu izpēti, ieguvis informāciju, sagatavojies ar konkrētiem jautājumiem un zina, ko vēlas, tad gan komunikācija būs raitāka, gan, protams, ieinteresētība un atvērtība no svinību vietas pārstāvja puses būs lielāka – būs vieglāk sniegt konkrētus piedāvājumus un ieteikumus. Komunikācija notiks citā līmenī.

Ierasti saziņa ar svinību vietu saimniekiem sākas ar e-pasta nosūtīšanu, kurā pāri vēlas saņemt kāzu svinību izmaksas. Svinību vietām parasti ir izveidota svinību izmaksu tāme, kurā var redzēt visas izmaksu pozīcijas, ko iespējams pielāgot savām vajadzībām. Šī tāme tiek nosūtīta uz e-pastu. Ja piedāvājums šķiet atbilstošs, tiek sarunāts jau konkrēts svinību vietas apskates laiks.

Šāds scenārijs ir veiksmīgākais un vēlamākais, tomēr, kā svinību vietu saimnieki daudzkārt pieredzējuši – pāri ierodas garāmbraucot, pilnībā nesagatavojušies ar jautājumiem un bez skaidras savu vēlmju vīzijas. Komunikācija šādos gadījumos būs virspusējāka un veltītais laiks īsāks.

Tāpēc vienmēr vēlams jau iepriekš apdomāt, ko jautāt saimniekiem, izvēloties svinību vietu.

Svinību vietu saimnieku laika resurss

Svinību vietas ir dažādas gan pēc to stila un interjera, gan vadības stila, gan piedāvātajām iespējām. Ir svinību vietas, kurās ir speciāls personāls, kas tiekas ar klientiem (pāriem), kuru pamatdarbs ir komunikācija.

Tomēr lielā daļā viesību namu, turklāt ļoti pieprasītu viesību namu, tās saimnieks dara visus ar viesu uzņemšanu un apkalpošanu saistītos darbus pats.

Šajos gadījumos it īpaši būtiski ir savu vizīti pieteikt iepriekš, sevišķi, ja ir vēlme pēc pilnvērtīgas un saistošas sarunas. Pāriem, kuri ierodas bez iepriekšējas laika saskaņošanas (jebkurā laikā, reizē, kad notiek cits pasākums, ārpus darba laika un tml.) var nākties saskarties ar situāciju, ka laiks tiem tiks veltīts ierobežoti.


FOTO: Inga Vīņaude

Kā uzsver vairāku svinību vietu saimnieki – pāri jūtas apbēdināti un vīlušies, ka, ierodoties bez pieteikuma, uzmanība tiem netiek veltīta. Pāris dodas prom neapmierināts, sarūgtināts, kam seko atsauksmes, ka svinību vieta nav klientiem draudzīga, nav ieinteresēta sniegt pakalpojumu. Iemesls ir nezināšana vai neizpratne par svinību vietas ikdienas darbu un darbinieku noslogotību. Ikviens saimnieks priecāsies uzņemt klientu, veltīt tam laiku un uzmanību, ja pāris iepriekš savu vizīti pieteiks, kā arī ieradīsies sarunātajā laikā.

Liels laika patēriņš gan saimniekiem, gan pašam pārim ir arī tad, ja pāris atbrauc un tikai tad savstarpēji sāk runāt un strīdēties par norises laikiem un citām tehniskām un praktiskām lietām. Taupot gan savu, gan saimnieku dārgo laiku – šādas lietas būtu vēlams izrunāt jau iepriekš.

Ierodoties svinību vietas apskatē

Ierasti pārim tiek atvēlēta viena stunda, kuras laikā notiek gan svinību vietas apskate, gan izrunāti svarīgākie jautājumi, kā arī, ja ir vēlme, izveidots jau konkrēts piedāvājums.

Nenoliedzami, pāri meklē ideālo. Vai vismaz savām iespējām pietuvinātu ideālo. Pirmais solis uz veiksmīgiem svinību vietas meklējumiem ir savu vēlmju definēšana apvienojumā ar sev pieejamo budžetu.

Jebkurā svinību vietā priecāsies sagaidīt pārus, kuri:

• zina savas vēlmes un iespējas,
• būs iepriekš veikuši izpētes / sagatavošanās darbus par esošo kāzu svinību vietu piedāvājumu,
• būs objektīvi salīdzinājuši sev vēlamās svinību vietas (stilu, piedāvājuma apjomu, papildu iespējas) ar savām prasībām un budžetu,
• cienīs svinību vietu saimnieku un darbinieku laiku – painformēs, ja uz norunāto tikšanos kavēsies un iepriekš piezvanīs vai uzrakstīs, ja uz norunāto tikšanos neieradīsies.

Ja notikusi gara un plaša komunikācija e-pasta vēstulēs vai telefoniski, ikviens svinību vietas saimnieks priecāsies, ja pāris dos ziņu par savu izvēli – painformēs arī tajā gadījumā, ja izvēlēta cita svinību vieta. Nevajadzētu kautrēties vai izvairīties ar saimniekiem runāt tieši un konkrēti.

Gala izmaksu veidojošie faktori

Apskatot dažādu svinību vietu piedāvājumus un veicot cenu aptauju, salīdzinot dažādās nosauktās izmaksas, pārim jāpievērš uzmanība, kas tieši šajā izcenojumā ietilpst.

Nereti vienādas kategorijas svinību vietas nosauc krasi atšķirīgas cenas, tomēr šeit jāpievērš uzmanība, vai cenā ietilpst visas lietas, vai tikai kompleksa īre uz noteikto svinību laiku bez papildu pakalpojumiem.

Vērts atcerēties, ka biežāk izdevīgākais variants būs izvēlēties pakalpojumu viss iekļauts, jo šādi atkritīs rūpes par jebkādām tehniskām papildu lietām, kas pēcāk var radīt gan lieku uztraukumu, gan lielākas izmaksas.

Tehniskais laiks un svinību laiks

Šis ir būtisks jautājums kāzu svinību plānošanā. Jebkuru telpu nomas laikam ir jāpieskaita tehniskais laiks – laiks, kas nepieciešams svinību vietas iekārtošanai (dekorēšanai, galdu, krēslu izvietošanai, mūziķu iekārtošanās u.c. tehniskiem jautājumiem) un novākšanai.

Īpaši būtisks šis jautājums ir gadījumos, kad pāris vēlas noīrēt svinību vietu uz noteiktām stundām. Parasti tehniskie jautājumi tiek atrunāti līgumā un pārim izskaidroti. Pie noteiktajiem nosacījumiem būtu pieklājīgi un korekti arī pieturēties.

Ja tiek piesaistīti pakalpojumu sniedzēji no malas (dekorētāji, floristi, līgavas atbalsta grupa vai citi), arī šiem cilvēkiem būtu jāņem vērā svinību vietā atvēlētais atrašanās laiks, savu veicamo darbu iekļaujot precīzi šajā laika posmā.

Ir arī tādas svinību vietas, kas piedāvā tikai visa kompleksa īri (ar noteikto politiku – tikai vienas kāzas nedēļas nogalē), kur, slēdzot līgumu, ir noteikts, ka iepriekšējā dienā paredzētas sešas stundas sagatavošanās darbiem, neierobežots laiks kāzu dienā un noteikts izbraukšanas laiks kāzu otrajā dienā. Šis ir viens no variantiem, kas sākotnēji var šķist dārgāks, tomēr gala rezultātā nereti sanāk izdevīgāks nekā sākotnēji šķietami lētākais.

Ēdināšana un viesmīlība

Ja vien kāzu svinības neplānojas ārpus ierastajām svinību vietām – kādā alternatīvā un neierastā vietā, – tad ierasti par ēdināšanas nodrošinājumu ir atbildīga konkrētā svinību vieta.

Ēdienkarte, ēdiena kvalitāte un tā pasniegšana ir ikvienas svinību vietas vizītkarte, tāpēc vairumā gadījumu piesaistīt savus ēdinātājus netiek ļauts. Kāzu mielasts tiek gatavots un lolots svinību vietas virtuvē vai svinību vietai ir konkrēti sadarbības partneri, kas sniedz ēdināšanas pakalpojumus.

Saimnieki uzskata, ka šis ir viens no būtiskiem jautājumiem, jo bieži nākas izskaidrot šādu pozīciju un nostāju. Ir piedzīvotas situācijas, kad pasūtītājs vēlas pasākumā strādāt ar savu ēdinātāju, tomēr ēdināšanas kvalitāte ir zema. Pēcāk tas atsaucas uz svinību vietas kopējo reputāciju, jo kāzu viesi nezina, kurš tieši ir ēdināšanas apkalpojumu sniedzējs, visa kopējā pasākuma kvalitāte asociējas ar vietu, kurā notiek svinības.

Arvien mazāk svinību vietas atbalsta variantu, kad klients piedāvā piegādāt savus produktus (medījumu, zivis u.c.), jo tā ir “kaķa pirkšana maisā”, kas var rezultēties vien liekiem uztraukumiem gan pavāriem, gan pašam pārim. Savus produktus var droši izmantot kāzu otrajā dienā vai pēckāzu piknikā.


FOTO: Sandija Veikša

Ēdināšana ir viena no dārgākajām kāzu izmaksu pozīcijām, tāpēc likumsakarīgi, ka daļa pāru vēlas uz šo pozīciju iespējami ietaupīt, nezaudējot kāzu galda kopējo kvalitāti.

Kā uzsver viesību vietu saimnieki, ja svinību vieta piedāvā savu virtuvi, klientam ir iespēja izvēlēties vienkāršāku ēdienkarti un cena būs zemāka, bet kvalitāte no tā necietīs. Neviena nopietna svinību vieta nepiekritīs lētāku (reizē mazāk kvalitatīvu) produktu izmantošanai ar mērķi samazināt banketa izmaksas – šādi tikai tiks grauta svinību vietas reputācija un izbojātas kāzu svinības ikvienam. Ierasti tiek piedāvātas vismaz divu cenu ēdienkartes, kas nereti ir vēl papildu koriģējamas.

Savukārt, ja svinību vieta sadarbojas ar vairākiem konkrētiem ēdinātājiem, arī šeit ir iespēja izvēlēties savām finansiālajām iespējām atbilstošāko.

Uz kāzām ar omes plātsmaizi

Jau senos laikos bija tradīcija, ka viesi, radi, krustmātes uz kāzām brauca ar kādu savu meistarstiķi – plātsmaizi, pašu ceptu lauku torti, cepumiem u.c. gardumiem. Tas rada īpašu un ģimenisku atmosfēru – tā ir vērtība, kas tiek piekopta arī mūsdienās.

Svinību vietās šis jautājums tiek izrunāts pirms kāzām, lai svinību dienā nebūtu pārpratumu. Pašu gatavoti ēdieni var būt kā papildinājums kāzu galdam, uzkodām, kādam kāzu svinību brīdim vai rituālam, tomēr ne kā kāzu galda pamatpozīcija vai veids, kā ietaupīt.

Korķa nauda

Tā saucamā korķa nauda tiek piekopta un atbalstīta teju ikvienā svinību vietā. Vai šo iespēju izmantot – tas atkarīgs no katra pāra paša vēlmēm un uzskatiem.

Korķa nauda par personu tiek noteikta katrā svinību vietā individuāli. Korķa naudas samaksa svārstās no EUR 1,50 līdz pat EUR 7,00 par personu. Summa būs atkarīga no svinību vietas kopējās cenu politikas, gan tā, kas šajā “korķa naudā” ietilpst – vai tā būs tikai iespēja izmantot savus alkoholiskos dzērienus un svinību vietas piedāvātas glāzes, vai arī piedāvājumā ietilps viss – glāzes dažādiem kokteiļiem, salmiņi, salvetes, ledus nepieciešamajā daudzumā un tml.

Ikvienā svinību vietā šis ir elastīgs un individuāli izrunājams pakalpojums.

Atlaižu sistēma. Vai un kādos gadījumos atlaidi būtu korekti lūgt?

Aktīvākajā kāzu sezonā gaidīt vai lūgt atlaidi svinību vietas pakalpojumiem nebūtu korekti. Ne velti labākās kāzu svinību vietas tiek rezervētas jau labu laiku pirms kāzām, tāpēc, izvēloties kāzas svinēt kādā no šādām vietām, jārēķinās, ka izmaksas būs tādas, par kādām abas puses vienosies, ņemot vērā izvēlēto piedāvājumu.

Cenu politika, protams, katrai svinību vietai ir sava, tomēr gaidīt, ka tiks sniegta atlaide tikai atlaides pēc, nebūtu nedz racionāli, nedz korekti. Svinību vietas piedāvā dažādas izvēles iespējas, dažādus risinājumus un pakalpojumus.

Zemākas pakalpojuma gala izmaksas var veidoties gadījumā, ja kādu no svinību vietas komplektā piedāvātajiem pakalpojumiem pāris izlemj neizmantot, kur saimnieki saskata konkrētas iespējas ietaupīt. Savukārt, citviet tiek piedāvāta zemāka cena, ja izvēlēti skaitliski vairāki papildpakalpojumi. Kapacitātes ziņā lielas svinību vietas nereti izstrādājušas īpašus piedāvājumus tiem, kas plāno lielas kāzas, piemēram, 50+ viesu.

Atlaide var būt kā solis uz atvainošanos, gadījumā, ja kādas no saistībām netiek izpildītas.

Kāzas nesezonā – veids, kā ietaupīt

Aktīvākā kāzu sezona Latvijā ir īsa un katrs datums ir unikāls. Ja pāris ir lēmis par labu kādai konkrētai svinību vietai, tomēr finansiālās iespējas ar šo izvēli nesaskan, tad ļoti prātīga un izdevīga alternatīva ir neatkāpties no savām vēlmēm, kāzas svinot nesezonā. Daudzviet nesezonas (oktobris – aprīlis) piedāvājuma cena salīdzinājumā ar vasaras piedāvājumu ir ļoti demokrātiska.

Ja tomēr ir vēlme kāzas svinēt vasarā, bet nedaudz ietaupīt, tad kāzas darba dienā būs veiksmīgs risinājums. Lielākā daļa svinību vietu piedāvā zemākas cenas telpu īrei un nakšņošanai darba dienās, kas var būtiski samazināt kopējās izmaksas.

Priekšnosacījumi, lai svinības izdotos visām iesaistītajām pusēm

Kāzu plānošana ir liels darbs ne tikai topošajam jaunajam pārim, bet arī intensīvs darbs pakalpojumu sniedzējiem, rodot iespēju ikvienam interesentam izstāstīt, parādīt un piedāvāt atbilstošāko risinājumu.

Svarīgākie veiksmīga pasākuma priekšnosacījumi ir jau sākotnēja tieša un atklāta komunikācija no abām iesaistītajām pusēm. Pārim tā ir nebaidīšanās uzdot pat šķietami muļķīgus jautājumus, kā arī cieņa pret svinību vietu pārstāvju veltīto laiku; savukārt saimnieku uzdevums ir atklāti un precīzi izstāstīt visas organizatoriskās nianses un iespējas, nenoklusējot neko, kas varētu mainīt norunāto pasākuma gaitu vai gala budžetu.

Ņemot vērā, ka svinību vietas darbinieki nav kāzu rīkotāji un vadītāji, būtiski ir savlaicīgi iesaistīt arī citus pakalpojumu sniedzējus. Svinību vietas pārstāvjus informēt, kas būs dekoratori (ja tie ir piesaistīti no malas), fotogrāfs, kāzu vadītājs, kādas tehniskās prasības un nodrošinājums būs nepieciešams vadītājam, mūziķiem u.c. praktiskas lietas. Jo vairāk informācijas par vajadzībām un laikiem būs svinību vietas rīcībā, jo veiksmīgāks izdosies pasākums.


FOTO: Juris Ross

Pārim ir jāiepazīstas arī ar svinību vietas noteikumiem un aizliegumiem, lai veiksmīgi varētu plānot dažādas kāzu dienas aktivitātes. Drošības apsvērumu dēļ daudzviet ir aizliegta pirotehnika, ugunsšovi, kāzu baložu izmantošana, smēķēšana telpās, konfeti un tml.

Savstarpēji izrunājot visas vajadzības, vēlmes un iespējas, pieturoties pie darbu un pienākumu sadales, noslēdzot rakstisku kāzu pakalpojumu sniegšanas līgumu, izturoties ar cieņu un ievērojot pieklājību, kāzu svinības izdosies abām iesaistītajām pusēm.

Lasi arī: Visa kāzu diena vienuviet – ko ņemt vērā, izvēloties šādu scenāriju

Paldies pārstāvjiem no viesu nama Bēršas, dzirnavu kompleksa Springšļu dzirnavas, Bīriņu pils, Jaunmoku pils, atpūtas kompleksa Laimes ligzda, svinību vietas Ārpus laika un Ēdoles pils, kas palīdzēja šī raksta tapšanā.

Raksta titulfoto: Einārs Freimanis